Zoals het museum unieke kunstwerken verzamelt, bewaart en tentoonstelt, zo bewaart en ontsluit het museumarchief unieke documenten. Zij vertellen ons hoe het museum in het verleden werkte, hoe er werd verzameld en hoe het museum evolueerde sinds de opening van het huidige museumgebouw in het Citadelpark in 1904.

Museumbeleid vroeger en nu

Het instellingsarchief omvat de werking van het MSK als stedelijke dienst; administratieve, financiële, technische en personeelsdossiers maken er deel van uit.  Zeer belangrijk zijn de verslagen van de toezichtscommissie (1903-2007). Deze commissie was het kloppend hart van het museum. Belangrijke plaatselijke politici, kunstenaars en deskundigen maakten er deel van uit. Samen met de conservator bepaalden zij de richting die het museum uitging. De commissieverslagen schetsen indirect ook een historisch beeld van het artistieke en culturele denken te Gent.

De museumcollectie beheren en verrijken
Zeer belangrijk voor het onderzoek van de collectie zijn de deelarchieven rond verwerving. Er zijn reeksen schenkingen, legaten, aankopen en aankoopvoorstellen. Daarnaast worden dossiers bijgehouden van alle werken uit de verzameling die ooit voor een tentoonstelling werden uitgeleend of in depot gegeven in overheidsgebouwen (bijvoorbeeld het Stadhuis, het Gerechtsgebouw, diverse stedelijke musea).

Tentoonstellen
Het tentoonstellen van de eigen collectie en het organiseren van tijdelijke tentoonstellingen behoren tot de belangrijkste museale taken. De vele archiefdozen met o.a. briefwisseling, verslagen, ontwerpplannen, stalen, technische beschrijvingen enz. geven een beeld van hoe er de laatste honderd jaar werd geselecteerd, gepresenteerd en geïnformeerd.

De Vrienden van het museum
De stichtingsvergadering van de vereniging ‘Les amis du Musée’ vond plaats op 5 december 1897 in het Huis der Notarissen.  Een jaar later volgde de eerste algemene vergadering in de ‘Locaux de la Peinture’ in de Koninklijke Academie. De vriendenvereniging, één van de eerste in ons land, groepeerde Genste prominenten uit de politieke, industriële en kunstwereld.

Zij stelden zich tot doel de verzameling van het Gentse museum te verrijken met belangrijke aankopen. Daarnaast waren zij de stuwende kracht voor een nieuw museumgebouw. Sinds hun oprichting zijn De Vrienden van het MSK het museum blijven steunen en zij maken tot op vandaag integraal deel uit van het grote museumverhaal.